Persondatapolitik for Frederikshavn Forsyning A/S

Generelt

Persondatapolitikken, for Frederikshavn Forsyning A/S (Forsyningen), skaber grundlaget for overholdelse af EU Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven. Politikken beskriver, hvilke personoplysninger vi indsamler om dig, hvorfor vi indsamler, og hvordan vi behandler dem. Politikken beskriver også, hvad dine rettigheder er, når du betror os med dine personoplysninger.

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at henvende dig via kontaktinformationen, som du finder herunder.

Dataansvarlig
Frederikshavn Forsyning A/S
Knivholtvej 15
9900 Frederikshavn
Tlf.: 9829 9000
forsyningen@forsyningen.dk
www.forsyningen.dk

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Vores formål med at behandle personoplysninger er for, at vi kan levere el, vand og varme samt aftage spildevand og affald til dig som kunde. Herunder varetage administrationen af dit kundeforhold, fx måling, tilslutning, afbrydelse og afregning. Hvis du har givet dit samtykke, bruger vi også dine personoplysninger til markedsføringsformål, fx vedrørende ydelser, besparelser og gode råd.

Dine personoplysninger behandles tilstrækkeligt, relevant og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til det formål, hvortil de behandles.

Grundlag for behandling af dine personoplysninger

Forsyningen behandler personoplysninger for, at vi kan leve op til kontraktlige og retlige forpligtigelser samt af nødvendighed for udførelsen af opgaver i samfundets interesse.

Behandling af dine personoplysninger kan også finde sted, hvis du har givet dit samtykke, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Hvilke typer af personoplysninger behandler vi?

Personoplysninger omfatter informationer, der kan identificere en fysisk person. Den type personoplysninger vi behandler om dig, er fx navn, adresse, telefonnummer, cpr.nr., målernummer, installationsnummer, oplysninger om restancer mv. I forbindelse med afbrydelse af forsyningen (el, vand, varme) kan vi også behandle oplysninger om helbred, dyrehold og børn, hvis det er relevant.

Hvem kan Forsyningen videregive dine personoplysninger til?

Vi giver ikke personoplysninger videre til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Forsyningen. Personoplysninger videregives/overføres ikke til tredjelande. Med undtagelse giver Forsyningen kun personoplysninger videre i disse tilfælde:

Ved samtykke
Vi giver personlige oplysninger videre til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Forsyningen, hvis vi har et samtykke fra den registrerede. Det vil sige, at vi kræver et aktivt tilvalg ved videregivelse af alle personoplysninger.

Til ekstern databehandling
Vi giver personlige oplysninger videre til Forsyningens samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler oplysningerne for os. Deres behandling er baseret på Forsyningens instrukser og er i overensstemmelse med vores gældende bestemmelser omkring fortrolighed og sikkerhed, herunder vores databehandleraftaler.

Af juridiske årsager
Vi giver personlige oplysninger videre til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Forsyningen, hvis vi i god tro mener, at oplysningerne er nødvendig for at:

overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige
håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser
registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer
holde Forsyningen fri fra skade, vores kunders eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen

Andre årsager
Forsyningen kan også videregive dine personoplysninger til vores samarbejdspartnere, hvis det er for at opfylde en aftale på din anmodning. Hvis du fx tilmelder dig Fjernvarmens Serviceordning, videregiver vi dine kontaktoplysninger og adresse til den VVS-installatør, som du har valgt skal udføre serviceordningen.

Forsyningen kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer med offentligheden og vores samarbejdspartnere. Vi kan fx dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan kundernes forbrug fordeler sig.

Forsyningen kan videregive dine kontaktoplysninger, herunder navn og adresse til samarbejdspartnere, som skal udføre arbejde i dit nærområde. Hjemmelsgrundlaget for videregivelsen er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og sker med det formål, at samarbejdspartneren kan informere dig om, hvornår der udføres arbejder i dit nærområde, som kan påvirke din færden i området.

Indsamling af oplysninger hos andre end den registrerede
Hvor det er relevant, indhenter vi oplysninger hos offentlige myndigheder eller offentlige tilgængelige registre.

Opbevaring af dine personoplysninger
Dine personoplysninger opbevares så længe, der er et behandlingsgrundlag, fx et kundeforhold eller en lovforpligtigelse. Når grundlaget ophører, og dine personoplysninger ikke længere har relevans slettes eller anonymiseres de.

Sikker behandling af dine personoplysninger
Vi bestræber os på at opretholde et højt niveau af sikkerhed for at beskytte dine registrerede personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

For at sikre dine personoplysninger har vi implementeret organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger gennem sikre it-systemer, servere, backup servere og strenge procedurer. Vi benytter os primært af branche it-løsninger, der lever op til kravene for behandling.

Dine rettigheder
Hvis du som kunde ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os via de kontaktoplysninger, der er listet øverst i persondatapolitikken. I forbindelse med modtagelse og besvarelse af din henvendelse behandler vi dine personoplysninger. Hvis der hersker rimelig tvivl om din identitet, har vi ret til at anmode om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet. I det tilfælde vil vi behandle og registrere disse yderligere oplysninger om dig til dette formål. Vi vil begrænse omfanget af sådanne personoplysninger samt vores behandling heraf mest muligt.

Vi behandler og besvarer din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned, efter, at din henvendelse er modtaget, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at der ikke kan svares inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder.

Når Forsyningen behandler dine personoplysninger, har du retten til at

modtage oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger
få indsigt i dine personoplysninger
få urigtige personoplysninger rettet
få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
få dine personoplysninger slettet
gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring
gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering
flytte dine personoplysninger til anden dataansvarlig (dataportabilitet)

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække et sådan samtykke tilbage(det vil dog ikke påvirke behandlingen baseret på dit samtykke før tilbagetrækningen).

Alle ovenstående rettigheder håndteres af Forsyningens administrative personale. Forsyningen kan afvise anmodninger, der

er urimeligt gentagende
kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben, fx at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt
påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk, fx anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier

Hvis Forsyningen kan rette dine personoplysninger, gør vi det gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Når vi sletter personoplysninger, er det ikke altid, at vi kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer. Hvis data skal gendannes, er der lavet en procedure for, at personoplysninger der er ønsket slettet af den registrerede, ikke bliver genindlæst.

Klage
Du har til hver en tid retten til at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet:

Borgergade 28, 5
1300 København K
dt@datatilsynet.dk
Tlf.: 3319 3200
www.datatilsynet.dk

Samarbejde med tilsynsmyndigheder
Forsyningen samarbejder med relevante lovgivende myndigheder, fx Datatilsynet, om at løse klager vedrørende behandling af personoplysninger, som vi ikke kan løse direkte med afsender af klagen.

Ændringer
Forsyningens persondatapolitik kan løbende ændres. Vi begrænser ikke dine rettigheder uden udtrykkelig samtykke. Politikken er versionsstyret og den seneste version, kan du altid finde her på siden. Ved væsentlige ændringer vil vi gøre opmærksom på det via relevante kommunikationskanaler.

Godkendt
Denne politik er godkendt af direktionen den 23. maj 2018.